Dato og årstal i Excel

[Morten Jødal]

I forbindelse med, at jeg skal lave en fødselsdagsliste i en forening, er jeg stødt på en begrænsning i Excel, som det ikke er mig muligt at overvinde: adskillelse af dato (dag-måned) og år.

Jeg vil gerne have listen sorteret efter fødselsdag, så de rigtige medlemmer bliver lykønsket på den rette dato.

Samtidig vil jeg gerne have programmet til at kunne sortere efter årstal.

Excel repræsenterer alle datoer som et tal - antal dage efter en bestemt dato, som jeg har glemt, men kan finde et eller andet sted i hjælpefunktionen.
Men problemet er, at det gør Excel, uanset hvilket datoformat jeg vælger at vise. Jeg kan let få cellerne i en kolonne til at vise fx 25-03 og 16-07, selv om jeg har indtastet de fulde fødselsdage - men når jeg så vil sortere efter denne kolonne, kan jeg risikere, at 16-07 kommer før 25-03, fordi 16-07 hører til fødselsår 1969, men 25-03 til 1970.

Jeg søger altså en funktion, der kan adskille datoen fra året.

Det andet sorteringsønske er lettere at omgå med en algoritme, men min løsning er lidt klodset. Så også her ønsker jeg en repræsentation, som er årstallet og intet andet.

Er det mon muligt?

Min nuværende løsning er primitiv: Jeg gemmer en kopi af listen, hvor der er kolonner med visning af hhv. dag, måned og år, vælger alt, kopier og indsætspeciel/værdier - hvorpå jeg kan sortere i kopien.
Men jeg skal så lave en ny kopi hver gang der er ændringer i medlemslisten.

[Mikael Boldt]

i min excel-version - engelsk 2003 - findes der tre funktioner som kan det du efterspørger:
DAY(x)returnerer dagens nummer mellem 1 og 31 ,
MONTH(x) returnerer månedens nummer mellem 1 og 12, og
YEAR(x) returnerer årstallet, hvor
x kan være celle nummer D1, cellen hvor hele datoen står som datoformat.
(på dansk hedder funktionerne DAG, MÅNED, ÅR)

når X=1 er datoen 1 januar 1900.

jeg ville lave tabellen for eksempel med kolonne:
A fornavn (indtastnings felt)
B efternavn (indtastnings felt)
C fødselsdag (indtastnings felt)
D DAG(C#) (beregningsfelt)
E MÅNED(C#) (beregningsfelt)
F ÅR(C#) (beregningsfelt)
 
Når tabellen er lavet, så kan den sorteres efter 1,2,3.... prioritet

Når tabellen så er sorteret, kan man via ark2 opstille søgekriterier ved hjælp af funktionerne under "Lookup & Reference" (tror det hedder "opslagsfunktioner" på dansk)

Pludselig indskydelse:
måske du skal lave en kolonne G hvor der beregnes fødselsdag næste gang - fødselsår udskiftes med aktuelt år.
det er måske nok at sortere ef denne kolonne når du skal søge efter den næste som skal have en fødselsdagshilsen

Pludselig indskydelse 2:
hvis man forskyder året til at starte den 1 marts, så er det meget lettere at tælle fremad fordi evt skudårs dagen kommer til at ligge som sidste dag i året og man kan bruge funktionen AFRUND(nymånednummer * 30,6) og få 31,30,31,30,31,31,30,31,30,31,31,28 antal dage i måneden til at gå op.
første måned(marts) skal have værdien 0 og sidste måned(februar) værdien 11

ha en god dag

Mikael


  

[Morten Jødal]

Mange tak!
Det løser jo mit problem fuldstændigt.
Bare mærkeligt, at jeg ikke selv har fundet disse oplagte funktioner!
Min eneste undskyldning er, at Hjælp i min gamle Excel ikke kan bringes til at vise en oversigt over alle regnearksfunktioner - men havde jeg tænkt lidt længere, kunne jeg have søgt på "datofunktioner" - så var bl.a. de tre du henviser til, kommet frem.

Men nu skal jeg nok få det til at virke.

[Mikael Boldt]

forsøgte at sende dig et excel-ark med funktionerne og beregningerne i men afsendelsen til din officielle email fejlede, så nu er det her i stedet.

Excel-arket illustrerer det som jeg forsøgte at beskrive tidligere

Hvis det ikke virker er det fordi mine formler er på engelsk og du skal bruge danske - de tilsvarende danske formel navne er:
IF()  = HVIS()
DAY()= DAG()
MONTH() = MÅNED()
YEAR() = ÅR()
ROUND() = AFRUND()
TODAY() = IDAG()

[HP]

Gammeldags brugsvejledning på papir.
For en del år siden (før årtusindskiftet) købte jeg en tommetyk brugsvejledning (lavet af M$) til mit dengang nye Excel-program.
Den har siden været mig til stor hjælp fordi rigtig mange af de mere komplicerede funktioner er udførligt beskrevet og derfor nemme at skaffe sig overblik over og benytte.
Om det stadig - i vort papirløse samfund - er muligt at købe dette omfattende og overskuelige hjælpemiddel ved jeg ikke, men jeg vil gerne anbefale værket.

HP

[Morten Jødal]

Hej Mikael.

Mange tak for din omhyggelige hjælp.
Min "officielle" mailadresse i Ingeniørdebat er min FDF-adresse, som jeg ellers ikke bruger længere, fordi den er langsom og af og til upålidelig. Den videresender alt til min "rigtige" adresse. Jeg har ikke i meget lang tid prøvet at sende vedhæftede filer til den, men det kan da godt være den også er upålidelig til det formål.
Men jeg er ellers en dreven Excelhaj, så jeg kommer let videre med det tip du har givet mig - og undrer mig kun endnu en gang over, at jeg ikke selv havde fundet funktionerne!

Den bog HP henviser til, har jeg også haft - men desværre var den ejet af min arbejdsplads og blev stående, da jeg forlod stedet. Det kan ærgre mig, for min efterfølger har sikkert kasseret den i mellemtiden som "dybt forældet" ...
Hvad den kunne give, som de moderne netbaserede hjælpefunktioner ikke giver, var en kombination af overblik og mulighed for fordybelse på én gang.

[HP]

Smid væk - det er ikke mig!
Der står sikkert et eksemplar af papirmanualen på reolen på hjemme-kontoret. Jeg tjekker til aften.

HP

[Mikael Boldt]

Bøger er der stadig nok af, for eksempel:
Excel for Dummies

Titlen er ikke en fornærmelse mod læseren men et opråb til MS at deres programmer ikke er for alle.

[Peter Stig Hansen]

Et lille tweak hvis du vil undgå at have dag og måned i hvert sit felt:

=VALUE(DAY(A1)&"."&MONTH(A1)&".1900")

her bliver den fulde dato "trunkeret" til år 1900.
hvis f.eks. A1 =  07.12.1945 bliver resultatet 07.12.1900

Man kan så formatere resultatkolonnen til "dd.mm"

[HP]

I min samling har jeg en manual for Excel 4 for Windows. Hvis nogen er interesseret slipper jeg den gerne.

HP

[Morten Jødal]

Bøger er der stadig nok af, for eksempel:
Excel for Dummies

Ja, jeg har et par stykker stående af "dummies" serien, som startede med "Dos for dummies" (det var en vigtig bog dengang!).
De er gode begynderbøger, men lider for ikke-begyndere af at være for pædagogisk opbygget og dermed ikke egnede som opslagsværker, når man lige skal slå en detalje efter eller have et tip.

Hvad jeg egentlig savner er en komplet liste over regnearksfunktioner - med den foran mig ville jeg nok selv have fundet løsningen på mit problem.

Jeg takker for de gode tips til, hvordan løsningen kan struktureres. De vil givetvis alle fungere, og jeg vil nu gå i gang med at lave arbejdet.

Mht. håndbog, så tror jeg nok, at Excel 4 er FOR gammel. Den helt store omstrukturering skete, som jeg oplevede det, med Office 97-pakken, og jeg er utilbøjelig til at læse noget der er ældre.

[PJB]

Excel funktions oversigt:
http://homepage.ntlworld.com/noneley/

Fundet via:
http://www.mrexcel.com/articles.shtml

[Morten Jødal]

Rigtig mange tak!