Kolleger svarer ikke mail.

[Kusco]

Nu kan jeg vist godt sige jeg er kommet godt i gang i min nye beskæftigelse i en af DK's noget størrere teknisk funderede virksomheder.

Her husere desværre det samme fænomen som frustrede mig i min sidste ansættelse.

Folk (internt) svarer ikke mail.

Jo, jeg har spekuleret over om jeg skrev noget unødvendigt, eller måske noget hysterisk navlepilleri som egentlig var ligegyldig.
Problemet er bare at det også sker ved mail som jeg forventes at foretage.
Nu fx. skal jeg have mit seneste projekt bragt fra prototype fremstillingen over til mig, dertil skal jeg kontakte en intern logistik funktion, det har jeg så gjort adskillige gange .. uden svar, intet sker der!

Det samme med ham der står for projektets lager-indkøb-økonomi han svarer konsekvent ikke mail, ved alle internt -hvad skræmmer mig mere er at alle ser ud til at "acceptere" det.

Jeg skal lige sige at i virksomhedens politik internt hedder det sig at man har pligt til at checke sin mail.

Er du en af dem der nægter at se/besvare dine mail ?
Hvorfor ?

[Mikael Boldt]

Jeg arbejder på et projekt, hvor alle email konsekvent sendes med krav om kvittering.

Måske du skulle slå kvittering til i dit mail program, så når du ikke modtager kvittering så er det fordi modtageren ikke har læst din mail.

PS. der er lidt anstrengende at få mail fra hovedkontoret i Danmark om ugens tilbud i kantinen og beskeder om morgenmad i møderum XX pga. NN's fødselsdag med anmodning om kvittering, men det er jo så plads til lidt sød hævn.

god debat

Mikael Boldt

[Kusco]

åhh, jo men hvad nytter det at jeg faktisk kan se om han/hun har læst/slettet min mail, når ikke vedkommende svarer ?

Tilmed kan han/hun også bare afvise kvitteringen, man bliver jo spurgt om man vil sende kvittering, så det er jo egentlig ikke stort bevendt som check.

[TommyRump]

Hej Kusco,

Det lyder som et holdningsproblem i din organisation. Det er nok ikke let for dig at ændre denne holdning. Umiddelbart er det noget der skal bringes op på et lidt højere ledelsesniveau hvis det, som du skriver, er et konsekvent problem.
Det giver nogle konstante gnidninger og langt hen af vejen også et dårligt forhold til de kollegaer der jo burde arbejde sammen med en. Mit umiddelbare bud er at du bliver nødt til enten at tage den direkte ansigt til ansigt med dem du oplever problemet med. Dernæst bringe det et skridt længere op i hirakiet hvis ikke det hjælper dig.

Jeg tror ikke problemet kan løses teknisk som Mikael foreslår :-)

MVH Tommy

[Kusco]

Et holdnings problem ja, men åbenbart udbredt siden jeg nu støder på det igen i en helt ny organisation. Det jeg mente med indlægget var ikke så meget hvordan det blev løst, det ville da være rart, men så naiv er jeg ikke at det kan klares her.

Jeg ville have problemet op på bordet.
Der må andre end mig der støder på det, måske med bedre evner til at "være ligeglad" end jeg har 

[plammox]

Efter jeg har forladt DK, er jeg stødt ind i en virksomhed med meget store problemer i samme dur (eller mol, rettere, for trist er det).

For at klare mig, skal jeg ved visse personer der har ledelsens gunst gøre følgende(for jeg bli'r skudt hvis de ikke leverer, retfærdighed eller ej)

1) Følge op på deres projekter dagligt (ellers sker der *ingenting*)
2) Eskalere uden blusel, hvis man ikke får svar

Når de så holder op med at svare på dine telefonopkald, skal du bare ringe inde fra deres chefs telefon. Så bliver det besvaret efter første ring. (<-Dette er en sand historie, jeg har selv gjort det. Jeg var lige så overrasket som ham i den anden ende, så vi stod begge og sagde "ØØhhhbøøhhH" de første 10 sekunder af opkaldet. Jeg var rystet. Min kollega, der anbefalede mig at gøre det, grinede røven i laser uden for kontoret.)

Så: Du skal glemme din danske forsagthed og træde i karaktér. Det er den eneste måde du kan bryde igennem "muren". Og husk: Det er ham eller dig.

[Rasmus Møller]

Jeg kan også anbefale at slå simpel modtagelseskvittering til. Det giver dig mulighed for at følge op uden usikkerhed om, hvad der foregår.

Mail er altså ikke "guaranteed delivery" - især ikke gennem det "store" internet; men selv internt kan ting gå galt, så modtagere ikke får enkelte mails.

Selv hvis det er åbenbart, at modtageren har læst mailen, er det ikke nødvendigvis af ond vilje, at de ikke svarer - mange skriver kun tilbage, hvis de har noget konkret at tilføje/ændre.

Derfor bruger jeg ofte formuleringer som: - "med mindre du/I giver udtryk for andet, vil jeg derfor gøre X inden næste Y-dag". Det forhindrer ikke fejltagelser, men sammen med modtagelseskvitteringerne er det tilstrækkelig dokumentation, hvis der er misforståelser.

Hvis det haster, bruger jeg "STOP MIG" i overskriften - det virker fint

Hvis du venter på modtagerens handling, kan du jo maile 3.part om at de kan følge op hos rette vedkommende.

og det ultimative våben: klistret venlighed ved (gentaget) personligt fremmøde. Det er altid en fornøjelse at mødes ansigt til ansigt, ikke sandt  Tilbyd evt. at hjælpe med generel planlægning ...

ærbødigst Rasmus Møller

[B Mønnike]

Man få garanteret altid et svar, hvis man skriver:
"hvis jeg ikke hører andet ,så dukker jeg op kl. det eller det"!

[Kusco]

Njaeh . Jeg tror faktisk at de så blot sørger for ikke at være tilstede på det pågældende tidspunkt.

Lige omtalte sag her lod jeg simpelthen tingene "gå galt", hun svarede aldrig noget som helst og da det endelig gik op for projektlederen at projektet IKKE blev færdigt og at jeg iøvrigt af samme grund trillede tommelfingre. Så måtte jeg jo printe de 8 mail rykkere for svar jeg havde sendt -ud.
Så tog det 3 dag før prototype afd. havde lavet det hele klart.

Hvad "aben" laver nu ?
Jo, hun sidder stadig i samme stilling med en horde af utilfredse "kunder", jeg møder flere og flere af.
Hun sender dog dagligt mail ud om billetter til ligegyldige sportsbegivenheder, virksomheden kan tilbyde pga. noget sponsor fis.
Det har hun masser af "tid" til.
Hendes outlook kalender er "offentlig" som hun skal gøre det, deri ser man hun konsekvent er booket med møder fra kl. 8 til 22 om aftenen, få enkelte midt på dagen er åbne, resten er mærkede "private".

[chrismark]

Det er da meget intelligent af "aben" og skabe arbejde for sig selv.

Hvis du i morgen løser alle firmaets problemer, bliver du overflødig og bliver fyret.

Hvis jeg husker ret har Henry Ford bestilt en rationaliserings ekspert.
Eksperten fandt en person som lavede intet og sov  med ben på sit skrivebord. Han burgte fyres.

NEJ sagde Henry; Den person fik en genial ide som har sparet "Ford" for mange milioner
Personen sover vist stadig.

[B Mønnike]

En kollega der ikke svarer og ikke er tilstede når jeg har meldt min ankomst
gentager ikke den manøvre.

Den seneste af disse, kostede mig godt nok jobbet, men fornøjelsen var alligevel på min og mine kollegers side.

Jeg havde en direktør, der overbookede produktionsafdelingen, men var fraværende, aldeles fraværende, når der skulle diskuteres investeringer i udstyr og mandskab, til at gennemføre
den solgte produktion. Det var meget frustrerende og jeg kunne efterhånden se, at jeg var udset til at skulle være prügelknabe.

Vi anvendte Nordania som Leasingpartner og på et tidspunkt fik jeg så en lodret ordre om, at levere de aftalte varer, til den aftalte tid.
Jeg fandt, at nu var nok nok  og satte annoncer i aviserne efter folk og leasede  det nødvendige udstyr.
Produktionsmålene blev nået og jeg fik megen ros derfor, indtil det gik op for geniet, at der var en større regning der skulle betales. He HE!

Direktøren er ikke direktør mere!

[Morten Jødal]

Man få garanteret altid et svar, hvis man skriver:
"hvis jeg ikke hører andet ,så dukker jeg op kl. det eller det"!

Njaeh . Jeg tror faktisk at de så blot sørger for ikke at være tilstede på det pågældende tidspunkt.

Lidt "mødetidspsykologi" kunne måske også hjælpe?

Da jeg var ansat i en udviklingsafdeling, havde jeg ofte brug for at tale med bestemte personer i andre firmaer - som typisk havde en udpræget flextidskultur. Så:

- Inden kl. 10 var den rigtige person næsten altid på sen flextid den dag
- efter kl.14 var den rigtige person næsten altid gået tidligt den dag
- mellem kl. 11 og 13 var personen altid til frokost

Det efterlod to snævre tidsvinduer for kontakt, men
- mellem 13 og 14 var der gerne internt møde i firmaet, og min kontakt deltog altid.

Derimod ringede jeg aldrig forgæves mellem kl. 10 og 11!

Ovenstående handler ikke om uvilje, men er opsamlede erfaringer med mange personer og firmaer. Alligevel giver jeg på den baggrund et bud på en mulig strategi:

Meddel kollegaen pr. mail (jfr. Mønnikes forslag) "jeg kommer kl. 11" - og mød så op kl. 10:30 (medbringende en kollega, der kan bevidne mødet). Fortæl med det venligste smil, at du blev tidligt færdig med andet arbejde, og sørg for en god forklaring på, at kollegaen også skal vide, hvordan denne del af projektet går ...

P.S. Kontaktproblemer af en helt anden art - men dog forbundet med tidslommer - oplevede jeg, da jeg havde brug for at samarbejde med firmaets afdeling i Singapore: Skulle de kontaktes telefonisk, måtte jeg møde ½ time før sædvanlig, så kunne jeg lige nå at fange dem inden de gik hjem!